Comunicazione interna aziendale: cos’è? Come renderla efficace?

Come fare comunicazione interna aziendale efficace

 

Il “fare comunicazione”, per un’azienda, parte sempre da una domanda: chi è il mio pubblico di riferimento? Questa audience non è sempre esterna, ma può anche essere interna. È proprio quest’ultimo il caso in cui si arriva a parlare di “comunicazione interna aziendale”, ovvero quell’insieme di flussi, processi e attività il cui fine ultimo è creare una rete di informazioni specifiche e mirate all’intera popolazione aziendale.

 

L’obiettivo della comunicazione interna, per sua natura complementare a quella esterna, è dunque quello di rivolgersi con chiarezza, trasparenza e completezza, ai propri dipendenti, stakeholders interni e collaboratori, condividendo con loro valori, dati, obiettivi, valori e informazioni. Essa permette di assicurare un maggior grado di coordinamento di tutte le differenti funzioni aziendali. Si tratta, inoltre, di uno strumento particolarmente utile per comunicare ai dipendenti in ogni circostanza, anche in situazioni di crisi; per semplificare i processi, rendendoli più chiari e immediati; per condividere gli obiettivi di breve, media e lunga durata; per favorire la comprensione dei flussi lavorativi e incrementare il sentimento di fiducia nei confronti dell’azienda

 

Ma come si può fare comunicazione interna in modo efficace? È anzitutto necessario partire dall’obiettivo per cui si decide di muoversi in questa direzione. Per esempio, una delle esigenze più diffuse è quella di creare engagement interno, coinvolgendo le persone in modo diretto, facendole sentire parte integrante dell’azienda e influendo positivamente sulla loro motivazione professionale e sul loro senso di appartenenza. Tra i benefici, da una prospettiva corporate, anche un incremento del tasso di retention. Tra alcuni esempi di applicazione, incentivare la condivisione interna e predisporsi sempre all’ascolto, anche tramite il supporto di strumenti quali le survey, molto importanti anche per sondare il grado di consapevolezza interna.

 

Quali sono le forme di comunicazione aziendale

 

Le forme che può assumere la comunicazione interna sono numerose e differenti. Esse spaziano dall’utilizzo di supporti tecnologici, come ad esempio l’invio di newsletter, a eventi che prevedono la partecipazione fisica (e non) dei dipendenti stessi. La modalità attraverso cui essa viene erogata può prevedere l’utilizzo di un solo strumento o, in alternativa, di un mix di essi.

 

Un’iniziativa di team building può essere una strategia vincente per riunire insieme le risorse, e condividere con loro le informazioni necessarie. Anche i meeting online possono concorrere alla realizzazione del fine ultimo, consentendo persino di far convergere, in un unico luogo, per quanto virtuale, persino gruppi più popolosi di persone. Insomma, gli strumenti di comunicazione interni più adeguati vanno individuati a seconda delle specifiche necessità di ogni azienda, studiando prioritariamente, nel dettaglio, chi è il proprio pubblico di riferimento, e la modalità migliore per procedere all’erogazione del contenuto informativo.

 

La tipologia della comunicazione interna può essere può essere semplificata, suddividendola in tre diverse “classi”. Ciascuna di esse può potenzialmente essere bidirezionale:

 

  • top down, ovvero prevenienti dai vertici dell’organizzazione
  • bottom up, ovvero originata dalla base dell’organizzazione
  • “a rete”, ovvero in forma diffusa, senza identificare e riconoscere un percorso prestabilito e predefinito da seguire

 

Come si fa un piano di comunicazione interna solido

 

Proprio sul tema relativo allo studio e all’analisi, da considerarsi step prioritari alla messa in campo delle diverse attività di comunicazione interna, occorre specificare l’importanza di quello che viene definito “piano di comunicazione”.

 

Nello specifico, si tratta di un documento di valore strategico capace di tenere conto delle concrete necessità di ogni attività di business, della contingente situazione aziendale e, soprattutto, degli obiettivi organizzativi. Dare vita a un piano solido implica definire il tono e i contenuti stessi delle comunicazioni, da distribuire, con metodo, su un calendario editoriale.

 

Parallelamente, deve essere chiaro chi saranno i riceventi della comunicazione. L’obiettivo è quello di erogare un quantitativo di informazioni che sia sempre facilmente “digeribile” per i destinatari, senza rischiare di incorrere nel rischio di produrre una quantità eccessiva di informazioni, identificata come “sovra informazione”, andando a inficiare la strategia e provocando un inevitabile senso di smarrimento. Le informazioni devono essere trasparenti e puntuali, e prevedere un’aspettativa di azione, intesa in chiave di follow up.

 

Un solido piano di comunicazione interna deve essere inoltre potenzialmente misurabile, sia in chiave quantitativa, sia qualitativa. A seconda dei benchmark identificati per misurarne l’efficacia e la bontà, e l’effettivo o meno raggiungimento di essi, è inoltre possibile andare a impostare possibili comunicazioni future, in uno spirito di costante e continuo potenziamento, volto all’ottimizzazione complessiva. Gli stessi feedback da parte dei destinatari della comunicazione sono un fondamentale metro di giudizio sulla qualità dell’informazione e sul modo in cui essa viene erogata.

 

Come gestire la comunicazione aziendale?

 

La comunicazione interna può dunque rappresentare un importante asset strategico per le aziende, che ne vedranno i benefici sia a livello di soddisfazione dei lavoratori, sia, conseguentemente, in termini di business e di profitto.

 

Ulteriore vantaggio, il fattore tempo: basti pensare a quanto frequentemente può accadere che, a causa di un disallineamento informativo, anche se involontario, i flussi tendano a rallentarsi, provocando momentanei stop nel flusso e possibili gap di informazione che finiscono, inevitabilmente, per generare un diffuso malcontento, insieme a uno spiacevole senso di non appartenenza da parte di dipendenti e stakeholders.

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